CRM фитнес клуба
Основная задача встроенного CRM модуля для фитнеса — это предоставление администраторам и менеджерам отдела продаж фитнес клуба таких механизмов, с помощью которых они смогут оперативно и своевременно выполнять свои обязанности. Если говорить о фитнес индустрии, то основные функции, которые должна выполнять CRM система — это ведение клиентской базы с возможностью сохранения всей истории общения с клиентами (звонки, отправка электронных писем и т.д.), автоматически выводить напоминания, по необходимости выполнять те или иные задачи, регистрировать выполнение этих задач, предоставить сотрудникам максимально удобную информационную среду для выполнения своих обязанностей.
- Формирование клиентской базы постоянных и потенциальных клиентов
- Разделение клиентов по менеджерам
- Приcвоение клиентам дополнительных критериев (статус, причина обращения, реклама)
- Регистрация обращений от потенциальных клиентов
- Занесение анкет клиентов фитнес клуба
- Поиск в системе по основным идентификаторам клиента (номер карты, моб. телефон)
- Регистрация менеджерами выполнения задач (звонки, презентации, отправка e-mail писем)
- Возможность подключения web камеры (прикрепление фотографии клиента)
- Доступ к полной информации по клиенту и его контрактам
Клубные карты в фитнесе
Программное обеспечение "UNIVERSE-Фитнес" позволяет полностью автоматизировать процесс выписки контрактов и выдачи клубных пластиковых карт. В системе заложены различные свойства для клубных карт: ограничение по времени, дню недели, количеству занятий и т.д. Со своей стороны, клиентская карта может иметь дисконтные свойства и предоставлять владельцу скидки на определенные товары и услуги. Система позволяет производить продажу карт с рассрочкой оплатой и автоматически отслеживает срок действия, оплаты, посещаемость по карте.
- Создание клубных карт ограниченных по времени (утро, день, вечер), дню недели;
- Дисконтные свойства карты (накопительные и персональные скидки, начисление бонусов);
- Возможность выписки абонементов (ограничение по кол-ву занятий);
- Учет основных операций: продажа/ активация/ заморозка и продление клубных карт;
- Возможность переоформления и возврата карт;
- Функция автоматического списания услуг с карты;
- Функция оплаты клубных карт с рассрочкой платежа;
- Автоматическая печать договора на продажу карты;
- Продажа дополнительных заморозок к карте;
- Встроенная система напоминаний (завершение контракта, платежи по рассрочкам, окончание срока действия и т.д.)
Расписание для фитнес клуба
В фитнес клубах, танцевальных студиях и йога центрах важно иметь инструмент для организации записи на персональные тренировки и групповые занятия, учитывающий различные факторы: время, день недели, востребованность занятия, среднее количество занимающихся, рейтинг сотрудника среди клиентов и т.д. В многопрофильных спортивных комплексах запись может идти также на определенные аппараты, тренажеры, теннисные корты. Для этого в CRM системе UNIVERSE-Фитнес предусмотрены следующие электронные формы: запись на индивидуальные тренировки, запись на групповые занятия, запись на теннисные корты.
- Четыре формы записи: персональные занятия с тренером, запись на групповые занятия, запись на аппараты, аренда теннисных кортов;
- Автоматическое списание занятий;
- Отдельная форма для сотрудников - просмотр только своих записей;
- СМС - напоминание о записи клиентам фитнес клуба;
- Возможность предоставления печатных форм для сотрудников и клиентов;
- Получение статистики по ведению электронного расписания;
- Разграничение прав доступа для пользователей.
Автоматизация работы рецепции
Основная задача рецепции - быстрая регистрация посещений членов клуба. Здесь поможет система "UNIVERSE-Фитнес". При сканировании карты программа автоматически идентифицирует клиента и проверяет активность его карты. Администратору отображается следующая информация: Ф.И.О. клиента, активные и заблокированные контракты, количество персональных тренировок и остаток денежных средств на лицевом счете. Если карта заморожена, ограниченна по времени или дню недели, то администратор увидит соответствующее предупреждение. Если карта действительна, то клиента можно впустить в клуб. Информация по клиентам внутри клуба автоматически передается на другие точки обслуживания: бар, салон красоты и т.д.
- Регистрация посещений клиентов;
- Продажа дополнительных товаров и услуг;
- Проведение финансовых взаиморасчетов (наличные и безналичные оплаты, бартер);
- Электронная запись на персональные тренировки и групповые занятия;
- Оперативный доступ к карточке клиента (состояние депозита, статус клубной карты и ее срок действия, остаток оплаченных услуг, история посещений);
- Система автоматических напоминаний по клиенту (день рождение, просрочка платежа, клиент в черном списке);
- Возможность заморозки, активации, продления и продажи карт;
- Ограничение прав доступа на проведение различных операций.
Учет товаров и услуг в фитнес клубе
Дополнительно к продаже карт и абонементов фитнеса в системе реализована возможность учета товаров и продажи дополнительных услуг. Справочники товаров и услуг задаются каждым клиентом индивидуально - это могут быть товары/услуги бара, салона красоты, дополнительные услуги по картам и т.д. Вы всегда можете распечатать прайс-лист или выгрузить в Excel для дальнейшего редактирования.
- Удобная навигация по каталогу товаров и услуг (дерево);
- Поиск по номеру штрих-кода, артикулу;
- Учет в различных единицах измерения;
- Занесение калькуляционных карт (списание по нормам расхода);
- Печать ценников и этикеток на товары, прайс листа;
- Возможность работы в 3-х ценах (розница, стоимость для сотрудников, цена списания);
- Автоматический перерасчет прайс-листа фитнес клуба;
- Расчет рентабельности услуг;
- Расчет доходности товаров и услуг.
Управление персоналом фитнес клуба
«Кадры решают всё» - эта известная фраза является основой современного успешного менеджмента спортивных и оздоровительных предприятий. Предлагаемый вашему вниманию функционал – это многоуровневая система автоматизированного управления кадрами, разработанная на основе управленческих механизмов нового поколения. Создаваемый рейтинг позволяет увидеть конкретную экономическую отдачу от каждого сотрудника, а гибкая система поощрений и взысканий предоставляет возможность стимулирования трудовой дисциплины, на основе объективных данных.
- Ведение базы данных по сотрудникам;
- Учет рабочего времени - администраторов, тренеров, сотрудников отдела продаж;
- Организация входа/выхода по электронным пропускам;
- Автоматический расчет заработной платы - ставки, проценты, бонусы от плана (прогрессивный проценты);
- Учет выдачи авансов, штрафов и премий;
- Табель учета рабочего времени;
- Отчеты по начислениям и расчету заработной платы;
- Сравнительный анализ работы персонала - эффективность работы тренеров, менеджеров по продажам, администраторов.
Складской учет в фитнес клубе
Автоматизация работы склада является неотъемлемой задачей любой системы управления предприятием. Если рассматривать товарооборот предприятий индустрии спорта, то в большинстве случаев учет товаров происходит в трех основных подразделениях клуба: склад, бар и салон красоты (spa-зона). Для правильного учета расхода материалов в этих подразделениях система учета не просто должна списывать товара со склада стандартными операциями: продажа товара клиенту, но и учитывать расход тех материалов, которые используются при оказании услуг. Для решения данных задач в программу UNIVERSE-Фитнес включен полноценный складской модуль, который позволяет:
- Вести номенклатуру товаров и услуг (с составление калькуляционных карт);
- Организовать учет товаров по штрих-коду и артикулу;
- Автоматически печатать прайс-лист и ценники на товары;
- Организовать учет на нескольких складах;
- Контролировать взаиморасчеты с поставщиками;
- Получать информацию о критических остатках товаров на складе;
- Формировать отчеты по состоянию склада, товарно-оборотную ведомость, материальный отчет.
- Оценить рентабельность и динамику востребованности товаров и услуг.
Касса и финансы фитнеса
Раздел «Касса и финансы» успешно решает задачи учёта движения наличных и безналичных средств с моментальной фиксацией операций, которая достигается путём подключения к программе онлайн касс и принтеров квитанций. Система сводных и суточных отчетов является эффективным механизмом контроля, исключающим любые риски несанкционированного расхода финансовых активов. Этот функционал повышает прибыльность и оперативность всех мероприятий, связанных с оплатой карт, абонементов, товаров и услуг.
- Ведение нескольких касс предприятия (фитнес, бар, салон красоты);
- Наличная и безналичная форма расчета, оплата бартером;
- Двухвалютная система расчетов;
- Ведение депозитов клиентов - зачисление/ списание/ перемещение денежных средств;
- Постатейный учет операций прихода/расхода средств;
- Отчеты по состоянию кассы и безналичным операциям;
- Возможность подключения онлайн-касс (доп. опция);
- Финансовые отчеты по рентабельности фитнес клуба.
Отчеты для руководителя фитнеса
Отчетный блок позволяет руководителю анализировать деятельность предприятия, эффективно управлять и организовывать работу всех подразделений салона красоты. Также они дают возможность проводить маркетинговые исследования, иметь четкое представление о посещаемости вашей органиации, динамике востребованности услуг, рейтинге клиентов и движении финансовых средств. В настоящее время в программе реализовано более 100 отчетных форм, которые сгруппированы по основным направлениям: Клиенты, Товары и услуги, Абонементы и Сертификаты, Отчеты по сотрудникам, Финансовые отчеты.
- Распределение клиентов (пол, возраст, статус, вид карты и т.д.);
- Анализ по новым клиентам, выявление потерянных клиентов;
- Работа с постоянными клиентами: средний чек, востребованность товаров и услуг;
- Анализ рекламы, маркетинговых акций;
- Анализ продаж товаров и услуг, карт и абонементов;
- Учет расходов предприятия и расчет чистой прибыли;
- Анализ динамики изменения спроса на товары и услуги;
- Табель учета рабочего времени персонала;
- Отчеты по расчету заработной платы;
- Эффективность работы сотрудников;
- Сравнительный анализ изменения выручки по месяцам (годам).
Дополнительные возможности
В раздел «Дополнительные возможности» включены инструменты, обеспечивающие безопасность и выгрузку обрабатываемых данных, интеграцию со сторонними решениями и поддержку сопутствующего оборудования.
- Локальная и сетевая версии программы;
- Разграничение прав доступа для пользователей;
- Автоматическое резервное копирования базы данных;
- Выгрузка данных в Excel и OpenOffice;
- Интеграция с 1С (выгрузка операций в DBF формате);
- Встроенная система напоминаний;
- Возможность подключения дополнительных сервисов: SMS, Онлайн запись, Онлайн карты.
- Работа с кассовым и торговым оборудованием;
- Интеграция с IP телефонией (доп. опция);
- Управление системой контроля и управления доступом.
